2018年敬德书院档案建设

       经区教委本年度对书院档案规范化建设的资金支持，主管领导的大力推动以及档案管理项目团队两个月的共同努力，已使书院档案管理取得显著成绩，目前已取得阶段性成果。现将具体工作进行如下总结与汇报：

       1. 建设范围

       本次针对现有文书档案、基建档案、资料、照片档案完成了全部的规范化整理及数字化工作。

2. 成果统计

       3. 操作汇总

       a. 整理阶段：

       对档案进行核查，处理归档年度、机构以及保管期限不符合标准的问题共计22 卷，编页修正档案43 卷，剔除资料类文件56 件；

       b. 修复破损档案文件54 页；

       c. 制作卷封面，卷内文件目录、备考表共计169 卷；

       d. 完成档案规范著录；

       e. 完成文书档案扫描，图像处理以及质检工作共计189 卷11184 页；

       f. 对各类型档案进行装盒及规范盒脊及封面填写；

       h. 对各类型档案进行档号编制，赋予文件特定的代码（唯一性）保证准确无误的与系统进行无缝挂接。

       2. 基建档案数字化流程

       a. 整理阶段：处理漏编、错编以及不规范编页共计6573 页，处理问题案卷共9 卷；

       b. 修复破损档案文件3 页，著录卷内目录5 卷；

       c. 制作封皮、卷内目录、备考表69 卷；

       d. 扫描图像处理以及质检基建档案69 卷共计6841 页；

       f. 对基建类科技档案进行档号编制，赋予文件特定的代码（唯一性）保证准确无误的与系统进行无缝挂接。

       3. 资料文件

       从档案里剔除资料文件共计15 盒约60 件，根据资料特点进行分类、排序及整理、著录、装盒。

       4. 实物档案

       完成现有实物档案356 件，进行多面拍摄转换电子图像版，并对实物档案进行分类贴签工作。

       5. 照片档案

       正在整理数字化中，预计所需工期为10 个工作日。

       4. 总结与下一步开展方向

       响应习总书记提出的“让信息多跑路、让群众少跑腿”精神。通过对书院所有纸质档案工作的系统性梳理及数字档案资源储备，为书院后续的便捷管理及线上利用提供良好开端，并为单位全面信息化建设奠定基础。至此，书院的档案管理工作相较于传统手工管理方式将迈入新的台阶。下一步开展方向：以今年档案规范化建设为基础，对后续年度档案工作进行良性延续，以期书院档案信息化管理始终处于区教育系统档案规范化建设先进水平。